文書についてメールで通知する

文書を見る事ができるユーザーに、文書の閲覧を促す通知メールを送信する事ができます。

制限付き一般ユーザー以外のユーザーは、自分が作成した文書および、書くことができる文書から通知メールを送信する事ができます。   『システム管理』で『「見る」権限を持つユーザーにメール通知機能の使用を許可する。』設定が有効な場合、見る事ができる文書でも通知メールを送信する事ができます。 『システム管理』で『制限付き一般ユーザーにメール通知機能の使用を許可する。』設定が有効な場合、制限付き一般ユーザーも文書作成者に対して通知メールを送信する事ができます。 『システム管理』で『文書作成者以外へのメール通知を許可する。』設定が有効な場合、制限付き一般ユーザーも文書を見る事ができるユーザーに対して通知メールを送信する事ができます。

1. 文書を開きます。
   
2. ボタンをクリックします。
   • ≪メール通知≫ダイアログが表示されます。
     
     
3. ＜送信先の選択＞からメールを送信するユーザーのチェックボックスにチェックをつけます。

   • 全ての人を選択するには、「全選択」ボタンをクリックします。

   • 選択を解除するには、チェックボックスのチェックをはずします。
     全てのチェックをはずす場合は、「全選択解除」ボタンをクリックします。
      

     メール送信先ユーザーの詳細検索 ＜ユーザー・所属の検索＞欄のをクリックすると、詳細設定画面が表示されます。 ユーザー名またはユーザー名の一部から検索する場合 ＜送信先の検索＞欄に文字を入力して「検索」ボタンをクリックします。 検索条件に一致するユーザーの一覧が表示されるので、ユーザー名横のチェックボックスのチェックを変更して「更新」ボタンをクリックします。 ある所属に属するユーザーの一覧から選択する場合 ＜送信先の所属＞リストから所属を選択します。 所属内のユーザー一覧が表示されるので、ユーザー名横のチェックボックスのチェックを変更して「更新」ボタンをクリックします。 グループから選択する場合 全体または所属のグループから選択する場合は、「共通のグループから選択」ボタンをクリックします。 または、マイグループから選択する場合は、「マイグループから選択」ボタンをクリックします。 ≪グループの選択≫画面が表示されます。 グループを選んで「選択」ボタンをクリックします。 選択したグループのユーザー一覧が表示されるので、ユーザー名横のチェックボックスのチェックを変更して「更新」ボタンをクリックします。

4. ＜メッセージ＞欄にメール本文に表示するメッセージを記入します。

   部品の右クリックメニューから「内容をメール通知」をクリックする事で、テキスト部品やふせん部品の文字をメッセージとして送信する事もできます。 ※箇条書きや文字サイズ、色などの情報は文字装飾されません。

5. メール本文に、同報メールの送信先（＜送信先の選択＞チェックを付けてメールを送信するユーザー）一覧を記載する場合は「本文に送信先を記載する」にチェックを付けます。
• 送信したユーザーの一覧がメール本文に追記されます。
  
6. 「送信」ボタンをクリックします。

   • 内容確認ダイアログが表示されます。
     「OK」ボタンをクリックするとメールが送信されます。